원격 근무시대, 성공적인 소통법 있다!

급변하는 비즈니스 환경, 진화하는 모바일 기기, 변화하는 고용관계 등으로 기업내 원격 근무자들이
점점 늘고 있는 가운데 "눈에 보이지 않으면 직원들의 시간 관리, 업무 관리는 어떻게 하냐"는 우려도 많아지고   있는 듯 합니다. 특히, 우리나라에서는 더더욱요. 이에 원격 근무의 다양한 혜택에도 여전히 유연한 업무제도를 선뜻 도입하지 못하는 기업들이 많은데요. 그런 분들을 위해 시스코에서 스몰 비즈니스 웹마케팅을 맡고 있는 다이아니 웡(Diana Wong)이 원격근무제를 성공적으로 이끌 수 있는 다섯가지 방법을 소개합니다. 원문은 Employees off-site? Stay in Touch With These 5 Tips에서 확인하십시오.

성공적인 커뮤니케이션, 참 쉽지 않은 과제인데요. 명확한 목표와 적절한 IT 기술만 전제가 된다면 결코 어려운 일이 아닙니다. 

대기업도 마찬가지지만 규모가 작은 기업의 경우 더욱 직원들이 원활하게 의사소통을 할 수 있도록 커뮤니케이션   라인을 열어 둬야 합니다. 왜냐하면 대기업들보다는 한사람 한사람의 생각이나 업무 진행 과정이 업무 전반에 더 큰 영향을 미칠 수 있기 때문이지요. 그런데 많지도 않은 직원들 중에서도 일부 또는 전부가 지사 근무 또는 재택근무를 하거나 외근이 잦다면 어떨까요. 회사나 매니저 입장에서 보면 직원들의 현황이 몹시도 궁금할 것입니다. 이에 직원들로 하여금 계속 온라인 상에 접속되어 있도록 강요하거나 늘 어떤 형태로든 모니터링할 수 있기를 원할 것입니다. 그런데 꼭 그럴 필요는 없답니다. 적정한 IT 솔루션과 올바른 업무 규정만 갖춰 놓는다면 오히려 업무 공간에 제약 없이 원격지에서도 자유롭게 일할 수 있는 직원들의 생산성은 더 향상될 것이기 때문이지요. 게다가 직원들간 또는 고객과의 소통도 훨씬 더 긴밀해질 수 있어 일석이조의 효과도 기대할 수 있답니다.  

그 실질적인 방법이 궁금하시다고요. 시스코에서 제안하는 "모바일 근무자들과의 커뮤니케이션 향상을 위한 5가지 제언"을 바로 확인하십시오!

• 업무 목표를 명확히 할 것 원격근무제를 시행하면서 근무자에게 불합리한 기대를 하게 되면 제도 자체를 지속하기 어려울 수 있으니 조심해야 합니다. 스스로 시간을 유연하게 관리하는 것이 원격근무자들에게는 매우 중요한
요소라는 점을 명심하십시오. 즉, 그들이 마치 사무실에 있는 것처럼 지나치게 시간을 엄수할 것을 요구하지 마시란 말씀입니다. 그럴 경우 사무실에서 얼굴을 보면서 관련 지시를 받는 것보다 훨씬 더 피로감을 느끼거나 원격근무
자체를 불신하게 되는 부작용이 발생될 수 있으니까요. 대신 직원들과 합의 하에 업무 시간을 준수하도록 요구하거나 그들이 달성해야 하는 목표를 명확하게 규정해 주십시오. 그게 보다 효율적일 결과를 가져다 것입니다.

• 원격근무를 인정하는 분위기를 조성할 것 시트릭스 온라인 설문조사에 따르면 직원들은 스톡옵션을 받는       것보다도 재택근무를 할 수 있는 업무 환경을 보다 선호한다고 합니다. 그렇다면 중소기업들을 원격근무를 돕기 위한가상사설망(VPN) 등의 기술도 보편화되고 있는데 무얼 망설이시겠습니까.  하지만 이때 주의해야 할 중요한 사항이 하나 있습니다. 새로운 업무 제도를 전직원이 인정해 주고 수용해 주는 분위기가 먼저 전제돼야 한다는 것입니다. 직원들의 인식을 하루 아침에 바꿀 수는 없겠습니다만 반드시 노력하셔야 합니다. 만약 눈에 보이지 않는다는 이유로 원격근무자들의 업무 실행 과정을 인정하지 않는다면 당사자들은 투자한 시간과 노력에 관계없이 의심받고 있다는 생각에 매우 불쾌해하며, 상사는 물론 회사를 원망하게 될 수도 있으니까요.
 
• 원격지에서도 충분한 업무 지원을 받을 수 있도록 할 것 원격지 직원들도 기업 서버에 최대한 접근할 수 있도록 해야 합니다. 특히, 기술 전문가들은 원격 근무자들을 지원하기 위한 환경을 조성해 줘야 합니다. 즉, 문제 발생시원격 근무자들도 원활하게 기술 지원을 받을 수 있어야 합니다. 그래야 원격 근무자들도 안심하고 업무에 집중, 생산성을 높일 수 있을 것입니다. 시스코 웹엑스(Cisco WebEx) 같은 원격 지원 솔루션이 그 좋은 대안이 될 수 있을 것입니다. 이는 본사 기술 전문가들이 원격지 컴퓨터의 문제점을 해결해 주거나 사용자들이 새로운 애플리케이션을 이용해서 다음 단계로 진행할 수 있도록 적극 도움을 줄 것이기 때문입니다. 또 다른 방법으로는 클라우드 활용을 고려해 보셔도 좋을 것입니다. 모든 파일과 애플리케이션에 접근하는 것이 훨씬 용이해질테니까요.  

• 협업 툴에 투자할 것 메일이나 컨퍼런스콜을 통해 원격 근무자들과 산발적인 커뮤니케이션 하는 시대는 이제
지나갔습니다. 최근에는 훨씬 효율적인 협업 솔루션들이 시간, 장소에 제약없이 한 공간에 함께하는 것과 같은 효과를 제공하고 있기 때문이지요. 실제로 오늘날 무수히 많은 협업(collaboration) 툴들이 여러분이 얼굴을 마주보며 회의를 하듯 온라인 미팅을 주재하고 웹 컨퍼런스를 진행하는 것을 가능하게 해 줍니다. 심지어는 인스턴트 메시징 기능을 내장한 페이스북 같은 인터넷 소셜 네트워크를 통해서도 프로젝트에 함께 참여해 진행할 수 있도록 도와줍니다.

• 원넘버 솔루션을 고려할 것 언제 어디서나 반드시 연락이 닿아야 하는 원격 근무자들이 있을 것입니다.
이럴 경우에는 Cisco Smart Business Communication System와 같은 음성 시스템을 고려해 보십시오. 
어떤 형태로 걸려온 전화든 상관없이 미리 지정된 단일한 모바일 번호로 라우팅해 줌으로써 바로 연결이 가능하도록 지원해 줄 것입니다. 연결을 원하는 직원의 사무실 책상 전화로 걸든, 집 전화로 걸든, 혹은 기업의 메인 사무실 전화로 하든 받는 이는 자신이 가진 단 하나의 모바일 번호로 전화를 수신할 수 있어 매우 효율적으로 실시간 커뮤니케이션을 지원할 것입니다. 

이상 다섯가지 팁을 알려드렸는데요. 혹시 원격지 직원들과 효율적인 커뮤니케이션을 위해 여러분만의 노하우가 있나요?
있으시다면 공유해 주시면 감사하겠습니다.